Acuerdo sobre la ejecución de la fiesta fin de curso

Acuerdo sobre la ejecución de la fiesta fin de curso

Acuerdo de la Junta Directiva sobre la ejecución de la fiesta fin de curso

Analizados los estatutos de la Asociación de Padres y Madres de Alumnos del CEIP Juan XXIII de Zafra, el artículo 6 indica que uno de los fines de la AMPA es “2. Colaborar en las actividades educativas de los Centro y en las actividades complementarias y extraescolares de los mismos”.  En el mismo artículo, más adelante, se indican distintas actividades para cumplir este fin, entre ellas “la colaboración en las fiestas de navidad, Carnaval, día de Extremadura, fin de curso y cuantas sean necesarias”. Por tanto, la colaboración en la fiesta fin de curso, popularmente llamada “velada del centro”, está incluida en los estatutos de la AMPA como un fin específico.

Desde hace años la fiesta fin de curso no se celebra en el centro, sino en la Caseta Municipal. El Ayuntamiento cede la caseta para las veladas de los centros a las AMPAs, a través de la Federación de AMPAs de Zafra. La AMPA del CEIP Juan XXIII es a quien se cede la caseta para la realización de la velada del CEIP Juan XXIII y la responsable de cuanto pudiese ocurrir durante el uso de la Caseta Municipal en el periodo que dispone para su uso. Por esta razón la AMPA contrata un seguro de responsabilidad civil amplio que cubra los riesgos de la celebración de la fiesta fin de curso. Pero como la mayor parte de los seguros de responsabilidad civil, el de la AMPA tiene una franquicia que debe pagar la asociación, en cualquier caso, si se produce algún siniestro. Así pues, que a la AMPA se le ceda la caseta le implica irremediablemente unos gastos reales en seguros de responsabilidad civil y unos costes potenciales, por la franquicia.

Aun así, la Junta Directiva de la AMPA considera que es un deber, como asociación ligada al centro, impulsar la fiesta de fin de curso. Además, gracias a esta cesión de la caseta la AMPA puede realizar actividades para recaudar fondos para sufragar otras actividades que realiza en beneficio de todo el alumnado durante el año.

Con esta necesidad y deseo de la AMPA de organizar la velada del centro, coincide el hecho de que la excursión que habitualmente organizan los padres de los/as alumnos/as de 6º curso (no el centro), es cercana a la celebración de la velada. La Junta Directiva de la AMPA, es conocedora de las dificultades económicas que la excursión fin de curso supone para las familias con hijos/as en 6º curso y por este motivo desde hace años viene compartiendo con dichas familias la ejecución de la velada del centro. Esto ha supuesto un alivio para estas familias, pero también una importante reducción en la recaudación de fondos de la AMPA. Y esto impacta directamente en la capacidad de la AMPA de realizar actividades para todos/as los/las alumnos/as, mejoras en su sede que puedan revertir en todos/as lo/as socios/as, etcétera. Es decir, de forma voluntaria y altruista, la AMPA viene cediendo parcialmente su opción de ejecutar la velada y recaudar fondos para sus propios fines, en favor de las familias con hijos/as en 6º curso (socias o no de la AMPA). Pero la concesionaria y responsable de la Caseta Municipal sigue siendo la AMPA y la AMPA no ha compartido con estas familias ni los gastos, ni los riesgos, que siguen siendo suyo íntegramente. De hecho, la AMPA incluso ha arriesgado año tras año sus propios fondos, sin tener por qué, adelantando a las familias con hijos/as en 6º curso parte del dinero que estas familias han necesitado para poner en marcha la velada, de forma que estas familias no han tenido que arriesgar ni su propio patrimonio personal. Y a cambio habitualmente obtienen fondos que les ayudan a sufragar las excursiones (privadas) de sus hijos/as. Esta cuestión es especialmente complicada de justificar ante los/as socios/as de la AMPA, cuyos fondos (los de todos los socios) se arriesgan cada año para adelantárselos a familias con hijos/as en de 6º curso que pueden no ser ni siquiera socias de la AMPA. Y además, los/as socios/as de la AMPA obtienen menos fondos de la velada para su asociación porque se ofrece esta posibilidad a las familias con hijos/as en 6º (ni siquiera a todas, sólo a las que quieren).

La AMPA no tiene como finalidad la utilización de la velada del centro para la financiación de una excursión de terceros que actualmente no es organizada por el centro, ni por la AMPA, sino de forma particular por familias con hijos en 6º curso (y no por todas ellas). La AMPA tampoco quiere dejar de organizar actividades para todos/as los/as alumnos/as del centro por falta de fondos. Más cuando es a quien le ceden la Caseta Municipal, es quien tiene la oportunidad de organizar la velada y recaudar fondos con las distintas actividades de forma exclusiva. Finalmente, la AMPA no puede seguir prestando dinero de los fondos de sus socios/as a familias que no son socias. Pero, con todo, la AMPA es sensible a las dificultades de las familias con hijos/as en 6º curso, a las que desea seguir ayudando con mayor intensidad incluso, aunque con ciertas condiciones.

Por todo lo cual, a modo de aclaración y para que sirva de formalización, la Junta Directiva acuerda, de conformidad con los estatutos, que:

  1. La AMPA tiene interés en ejecutar la celebración de la fiesta fin de curso, como fijan sus estatutos. Para lo cual ha incluido esta actividad en su plan de actividades anual que ha sido refrendado sin abstenciones ni votos en contras por los/as socios/as reunidos en Asamblea General.
  2. Tras dicho refrendo, la Junta Directiva de la AMPA solicitará al Excelentísimo Ayuntamiento de Zafra, como asociación, la cesión de la Caseta Municipal. Lo hará a través de la Federación de AMPAs de Zafra, de la que forma parte.
  3. El objetivo de la celebración de la fiesta fin de curso es el de servir de convivencia entre las familias, la AMPA y el centro. Despedir a los/as alumnos /as que se marchan del colegio y recibir a las familias nuevas, ambas cosas en un ambiente distendido y que les permita albergar un buen recuerdo de su paso por el CEIP Juan XXIII. Este es el objetivo que la AMPA, promotora de la actividad, perseguirá en todas las ocasiones, con o sin colaboración de las familias de sexto, con o sin colaboración con entidades sin ánimo de lucro, siendo el aspecto recaudatorio un objetivo secundario por cuanto se ha mostrado en los últimos años que es un objetivo que pervierte la concepción original de una fiesta como esta. Y causando desagradables discusiones y comportamientos completamente contrarios a los que, como familias, creemos que debemos inculcar en nuestros/as hijos/as.
  4. Una vez concedida la Caseta Municipal para la celebración de la velada, la Junta Directiva dará opción a las familias de sexto curso a solicitar su participación en la ejecución de la velada. Las familias de sexto curso tendrán que solicitarlo formalmente, a primeros de 2020 a más tardar y elegir en ese momento una de las dos opciones aprobadas por la Asamblea General:
    1.  Opción 1: Las familias llevan a cabo la ejecución de la velada en solitario. El diseño, las actividades y la programación serán consensuadas y trabajadas en común con la Junta Directiva de la AMPA en cualquier caso, y la AMPA contratará un seguro de responsabilidad civil para el evento, pero no participará el día de la celebración ni pagará, contratará o comprará nada más para la velada. Ni contratará nada en nombre de las familias. Si, además, todas las familias solicitantes son socias de la AMPA, y lo solicitan formalmente, la AMPA podrá realizar un préstamo de hasta 600€ a devolver tras la celebración de la velada. Y, en contraprestación por elegir esta opción, las familias realizarán una aportación de 400€ a la AMPA para el desarrollo de su actividad. Las familias solicitantes serán responsables de las deudas contraídas por ellas con terceros. Será obligación de las familias solicitantes la limpieza de la Caseta Municipal tras la celebración de la velada, así como el cuidado de las instalaciones.
    2.  Opción 2: Las familias llevan a cabo la ejecución de la velada junto con la Junta Directiva. El diseño, las actividades y la programación serán consensuadas y trabajadas en común con la Junta Directiva de la AMPA en cualquier caso, y la AMPA contratará un seguro de responsabilidad civil para el evento. Además, junto con las familias de sexto la Junta Directiva participará el día de la celebración así como también aquellos/as socios/as que deseen colaborar. La AMPA, pagará, contratará y/o comprará lo que sea necesario para la velada hasta un límite de 1.000€, que recuperará en primer lugar tras la celebración de la misma. Con esta opción, la AMPA cederá a las familias el 60% de la cantidad neta recaudada en la velada; esto es, una vez pagadas las facturas que pudieran existir y una vez detraído el importe adelantado por la AMPA.
  5. Cualquiera de estas dos opciones será formalizada en un convenio. Las familias deberán autorizar a una persona que les represente y esta persona, en nombre de ellas, firmará el convenio.
  6. Si las familias solicitan su participación en la velada, en los términos expresados, la Junta Directiva velará en todo el proceso porque las posibles diferencias, discusiones o problemas entre las familias no afecten al desarrollo de esta actividad. En caso de detectar riesgos importantes o de que el ambiente reinante no sea el que debe ser para el desarrollo de una actividad como la velada donde el fin último son los/as alumnos/as del centro, o de que se deteriore en exceso la necesaria buena relación entre familias y la asociación, la Junta Directiva retirará la opción de participación de las familias de sexto curso y procederá como se describe en el siguiente punto.
  7. Las cantidades que correspondan ser devueltas o aportadas por las familias en virtud del presente acuerdo, deberán ser devueltas o aportadas en un plazo no superior a 72 horas desde la celebración de la fiesta fin de curso.
  8. Si las familias de sexto curso no están interesadas en celebrar la velada bajo ninguno de los dos modelos detallados en el punto anterior, o no lo solicitan formalmente en el plazo establecido, o el surgimiento de problemas hacen necesario que la Junta Directiva tome el control para asegurar el buen desarrollo de la velada, será la Junta Directiva quien ejecutará en primera persona la fiesta fin de curso y las familias de sexto curso no percibirán fondos para su excursión de la velada. La Junta Directiva llevará acabo la velada de alguna de las siguientes formas (en orden):
    1. Opción 3: durante un plazo de tiempo breve (por las fechas) se realizará un llamamiento a los/as socios/as para colaborar la preparación y ejecución de la velada. Si se consigue un número mayor de 15 socios/as que quieran colaborar, junto con la Junta Directiva, se llevará a cabo la velada, de inicio a fin, asumiendo la AMPA todos los gastos derivados y obteniendo el 100% del importe recaudado para asociación. La Junta Directiva podrá convocar una Asamblea General Extraordinaria urgente si lo considera necesario para tratar este tema.
    2. Opción 4: si no se consigue la colaboración de un número mayor o igual a 15 socios/as, la Junta Directiva llevará a cabo la ejecución de la velada en las mejores condiciones posibles, solicitando la colaboración de otras organizaciones y/o asociaciones sin ánimo de lucro de la localidad y compartiendo la posible recaudación de fondos con dichas organizaciones en la medida en la que éstas colaboren y nos ayuden a sacar adelante la velada, que es una actividad de la asociación. Con esta opción el objetivo es asegurar que en todo caso que se consigue una recaudación neta de 400€ para la asociación. Bajo ningún concepto la Junta Directiva desea esta opción, pero nos permite asegurar que la velada se celebra con casi total seguridad.

Este acuerdo será tenido en cuenta para los efectos que pudiese surtir, a partir del lunes 30 de septiembre de 2019, fecha de la reunión de la Junta Directiva donde se aprobó.