Acuerdo de la Junta Directiva para la regularización del censo de soci@s

El 25 de mayo de 2018 acababa el plazo para acometer los cambios indicados por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), para la Protección de Datos de Carácter Personal. Este reglamento exige el consentimiento explícito de los afectados para la inclusión de los datos de carácter personal en los ficheros correspondientes, no el consentimiento implícito, que era lo previsto anteriormente por la Ley Orgánica (ES) 15/1999 de 13 de diciembre (LOPD).

En la actualidad, la AMPA del CEIP Juan XXIII no ha realizado el proceso de adecuación al RGPD y este hecho expone a la Asociación a sanciones de envergadura. El artículo 83.5.a del RGPD especifica sanciones de hasta 20 millones de euros o un 2% del volumen de negocio, lo que sea mayor, por infracciones de los principios básicos para el tratamiento de los datos de carácter personal y, específicamente, por infracciones relativas al consentimiento requerido del usuario para el tratamiento de sus datos. En la imposición de estas sanciones se tendrá en consideración, entre otros aspectos, la continuidad en el tiempo, la demostración de los esfuerzos encaminados al cumplimiento, etcétera.

A fecha de hoy, no se tiene consentimiento explícito de los socios del AMPA para la inclusión y tratamiento de sus datos por parte de la Asociación. No se ha emprendido ninguna acción, desde el 25 de Mayo de 2016 (en que se publicó en BOE y entró en vigor), hasta el 25 de Mayo de 2018 (en que acababa el plazo de dos años dado en la RGPD para la adaptación a la nueva normativa), para la adecuación a esta regulación en el AMPA. Incluso 5 meses después de acabar el plazo de regulación, no se han dado pasos al respecto. Por tanto, con la única intención de volver la Asociación a un estatus legal en cuanto a protección de datos de carácter personal, a esta Junta Directiva no le queda otro remedio que tomar la decisión de eliminar todos los datos de carácter personal de todos los socios y empezar a reconstruir el censo de socios según la legislación vigente.

Para ello, a modo de aclaración y para que sirva de formalización, la Junta Directiva acuerda, de conformidad con los estatutos, que:

1. Es necesaria la regulación URGENTE del censo de socios, para su adecuación a la legalidad vigente, por lo cual se inicia un periodo que comenzará desde la entrada en vigor del presente acuerdo y se extenderá hasta el 30 de diciembre de 2018 (inclusive).
2. A la fecha de aprobación del presente acuerdo, coincidiendo con el inicio del periodo de regularización, se eliminarán los datos personales de todas las personas consideradas socios/as hasta la fecha. Dejarán de ser socios del AMPA, y el AMPA dejará de tener rastro alguno de su historia en relación con la Asociación. Como EXCEPCIÓN, para no crear una situación de limbo legal, los miembros de la Junta Directiva (y sus cónyuges) seguirán conservando la condición de socios puesto que regularizan su situación minutos antes de la aprobación de este acuerdo.
3. LO ANTERIOR IMPLICA QUE LA AMPA QUEDA CON 14 SOCIOS/AS y queda automáticamente ajustada a lo previsto por la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
4. Desde este momento, todas las personas que durante el plazo de regularización cumplimenten la solicitud de alta como socio, con todos los datos requeridos, y justifiquen que han realizado el pago de la cuota de socio/a en cualquier momento de 2018, recuperarán su condición de socio/a cuando la Junta Directiva compruebe el cumplimiento del resto de requisitos y dé por aceptada la solicitud.
5. Para todos los socios que se regularicen, la antigüedad en el AMPA se les fijará a 1 de enero de 2018. Dado que el AMPA ya no tiene datos relativos a ningún/a socio/a, aquellas personas que soliciten una antigüedad mayor deberán presentar a la Secretaría del AMPA la documentación que justifique el pago de las cuotas de socio/a relativas a dicha antigüedad. Esto último no es necesario hacerlo durante el periodo de regularización; podrá realizarse en cualquier momento posterior.
6. Finalizado el plazo de regularización, la Junta Directiva analizará el cumplimiento del resto de requisitos para todas las solicitudes, aprobará todas las que los cumplan y elaborará el censo definitivo de socios, que no incluirá a aquellas personas que no hayan realizado su solicitud en el plazo de regularización.
7. Se podrán presentar solicitudes de alta, para la regularización, con posterioridad al fin del plazo previsto. Dicha solicitud será tenida en consideración, pero la antigüedad de dicha persona en la Asociación no será por defecto 1 de enero de 2018, sino aquella en la que realizó el pago de la cuota de socio/a en 2018 o, si es desconocida, la fecha en la que realiza la solicitud.
8. La Junta Directiva no iniciará ninguna acción que requiera la toma de acuerdos por parte de la Asamblea General durante el plazo de regularización y en tanto no esté disponible el nuevo censo de socios regularizado.

Acuerdo que será tenido en cuenta para los efectos que pudiese surtir, a partir del Sábado, 3 de noviembre de 2018, fecha de la reunión de la Junta Directiva donde se aprobó.