Acuerdo de la Junta Directiva sobre las condiciones para la utilización de las zonas comunes de la AMPA por parte de l@s soci@s

Analizados los estatutos de la Asociación de Padres y Madres de Alumnos del CEIP Juan XXIII de Zafra, estos reflejan en su artículo 33, como uno de los derechos de los/as socios/as:

“Usar los bienes e instalaciones de uso común de la Asociación, con respeto a igual derecho del resto de los socios.”

Especialmente la utilización de los espacios comunes ha sido algo de difícil cumplimento por cuanto no ha habido zonas separadas y delimitadas como zonas comunes en la sede de la asociación. La documentación de gestión de la asociación, tesorería secretaría, etcétera, están sujetas a diversas normativas que impiden el acceso no autorizado por parte del resto de socios/as. Por ello, para que se pueda materializar realmente este derecho la Asamblea General de socios/as aprobó el proyecto de actividades y presupuestos 2019/2020 que incluía la adaptación de la sede para separar y reacondicionar las zonas comunes de la sede de la asociación del resto. Además, incluye la definición de los procesos y mecanismos que han de permitir a los/as socios/as el acceso ordenado a las instalaciones, asegurando el respeto e igual derecho del resto de socios/as.

Además de esto, el hecho de que la sede de la AMPA se encuentre en las instalaciones del centro escolar y sin acceso directo a la calle obliga a la toma de medidas adicionales que permitan el acceso sin interferir o entorpecer el normal y correcto funcionamiento del centro.

Por todo lo cual, a modo de aclaración y para que sirva de formalización, la Junta Directiva acuerda, de conformidad con los estatutos, determina las siguientes condiciones y procedimientos que regularán el derecho de los/as socios/as al disfrute de las instalaciones de uso común de la asociación:

SOBRE EL ACCESO AL CENTRO

• La llave de la cancela del patio donde está situada la AMPA es compartida por el centro y por la AMPA (y por el resto de asociaciones que tienen la sede dentro de dicho patio). Es de crucial importancia mantener una disciplina estricta de cierre con candado de dicha reja, para evitar trastornos en el centro o problemas de seguridad para los/as alumnos/as. La aparición de problemas en lo relativo a la apertura/cierre de la cancela será motivo suficiente para que la Junta Directiva determine la inviabilidad de seguir posibilitando el acceso a la sede a los/as socios/as sin presencia de la Junta Directiva.
• Los/as socios/as de la AMPA tenemos permitido el acceso a la sede de la asociación a través del patio. Para pasar, no para usarlo. En caso de quejas, problemas, suciedad o cualquier otro aspecto que pueda ocurrir en el patio del centro con motivo de la reserva y uso de la sede por parte de los/as socios/as será motivo suficiente para que la Junta Directiva determine la inviabilidad de seguir posibilitando el acceso a la sede a los/as socios/as sin presencia de la Junta Directiva.

CONDICIONES HIGIÉNICAS

• Está prohibido fumar dentro de la sede de la AMPA.
• Cualquier socio/a que quiera utilizar la sede de la AMPA en alguna ocasión será responsable de llevar todo lo necesario para limpiar y dejarla absolutamente limpia y preparada para el/la siguiente socio/a que vaya a utilizarla.
• La Junta Directiva elaborará un decálogo de buenas prácticas y una lista de comprobaciones que quienes usen la sede deberán comprobar y cumplir para que quienes vengan detrás, se encuentren la sede en perfecto estado y puedan disfrutar de la misma en las mismas condiciones. Incluidas las condiciones de limpieza adecuadas.

SOSTENIBILIDAD DE LAS ZONAS COMUNES Y EL MATERIAL ASOCIADO

• Con idea de mantener la sede en perfectas condiciones, los/as socios/as que deseen utilizarla deberán aportar/contribuir a la asociación con 3€ (TRES EUROS) por cada reserva, de forma que cuando proceda pintar, reparar, acondicionar, reponer material deteriorado, etcétera, se pueda hacer y todos/as los/as socios/as puedan disfrutar de las instalaciones.

CONDICIONES DE LA RESERVA

• No se podrá solicitar el acceso a la sede para una franja horaria anterior a las 16.00 horas para no interferir con la actividad del centro.
• No se permite la realización de actividades económicas/lucrativas a los/as socios/as en la sede. La AMPA es una asociación sin ánimo de lucro.
• No se permiten reservas de más de un día a la vez, para no monopolizar el uso de la sede sólo por parte de unos/as socios/as.
• Por motivos de organización, sólo se permitirá la reserva de la sede por un/a socio/a al día, sin distinguir entre distintas horas.
• Las reservas para un día de una semana específica deben estar realizadas como mínimo el viernes anterior a las 12:00 horas, para dar tiempo a la Junta Directiva a planificarse y, si procede, resolver los conflictos entre distintas solicitudes.
• Será responsable de lo que pueda ocurrir en la sede de la AMPA aquel/ella socio/a que hubiese efectuado la reserva.
• Los/as socios/as aceptan que, habiendo reservado las zonas comunes de la sede, la Junta Directiva pueda acudir a la sede para realizar reuniones o su trabajo habitual en el despacho y/o almacén de la asociación. En cualquier caso, siempre que sea posible la Junta Directiva intentará no coincidir en su actividad en las zonas NO COMUNES con aquellas reservas realizadas para las zonas COMUNES.

MECANISMO DE RESERVA

• La agenda con las reservas de las zonas comunes de la sede estará disponible en todo momento en: https://ampajuanxxiii.com/reservas-sede/
• Cuando un/a socio/a quiera reservar la sede, debe mirar previamente que no exista ya una reserva ese día que desea. En caso contrario, no podrá solicitarla.
• Si la sede está libre ese día, deberá mandar un correo electrónico a @ indicando su número de socio/a y el día y franja horaria que desea reservar.
• Entre el viernes a partir de las 12:00, el sábado y el domingo antes de la semana para la que se solicita la sede, la Junta Directiva evaluará las solicitudes por si hubiese conflicto entre ellas, y contestará con la confirmación/denegación de la reserva a cada socio/a solicitante.
• La Junta Directiva actualizará las reservas en la web de la AMPA: https://ampajuanxxiii.com/reservas-sede/
• La junta directiva contestará por correo electrónico a las solicitudes de reserva que pueda haber, durante la tarde del viernes, el sábado y el domingo anteriores a la semana para la que se solicita la reserva.
• En caso de confirmación de la reserva, la Junta Directiva adjuntará al email de respuesta a la persona solicitante el decálogo de buenas prácticas y la lista de comprobaciones comentadas en el punto V para su cumplimiento escrupuloso. Y proporcionará a la persona solicitante, también, un código numérico con el que podrá recoger las llaves.

PRIORIDAD EN LA RESERVA

• Tendrá prioridad para reservar la sede la Junta Directiva, en cualquiera de los casos, siempre que no sea a título individual de alguno/a de sus miembros para uso particular, sino por la realización de actividades de la asociación o para reforma/mantenimiento de las zonas comunes. Incluso aunque ya hubiese alguna reserva realizada, aunque se evitará a toda costa esta situación.
• En caso de conflicto entre dos socios/as que soliciten reservar la sede el mismo día, tendrá prioridad aquel/ella con mayor antigüedad en la asociación.
• En caso de que la antigüedad de los/as dos solicitantes sea la misma, tendrá prioridad el/la solicitante con número de DNI más alto (quitando la letra).

INICIO Y FIN DE LAS RESERVA

• El/la socio/a que tenga la reserva acudirá a la hora concertada. La entrada se realiza por el patio frente a Frutas Ramos, donde se encuentra la sede de la AMPA.
• Deberá llevar consigo el carné de socio/a, puesto que en cualquier momento tanto la Policía Local como alguien del propio centro podría requerir que se identifique como socio/a de la AMPA.
• Recogerá las llaves de una cajita de seguridad dispuesta para tal fin, para lo que le hará falta el código numérico que la Junta Directiva de la AMPA le habrá facilitado por correo electrónico.
• El juego de llaves tendrá dos llaves: una del candado de la reja para poder acceder al patio y otra de la puerta de la sede.
• La reja debe quedar cerrada mientras se desarrolla la actividad para la que se ha realizado la reserva. En cualquier caso, NO DEJAR EL CANDADO SIN CERRAR CON LA CADENA en la reja. Si se deja ahí, debe ser con el candado cerrado para que nadie pueda llevarse la cadena y el candado mientras se está en la sede.
• La persona que tenga la reserva entrará en la sede, tomará la lista de comprobaciones que le ha facilitado la Junta Directiva de la AMPA y revisará que todo está como tiene que estar. En caso contrario enviará un correo a @ antes de empezar a disfrutar de las instalaciones, indicando cualquier incidencia y adjuntando fotos que considere necesario.
• La persona que tenga la reserva introducirá 3€ (TRES EUROS) en un sobre cerrado y escribirá la fecha de la reserva y su número de socio/a en él. Depositará dicho sobre en el buzón que a tal efecto ha dispuesto la Junta Directiva en las zonas comunes de la sede, para contribuir al mantenimiento de las zonas comunes.
• Se hará uso de las instalaciones y el material con el que éstas están dotadas. Tal como estaba previsto.
• Al finalizar, la persona que tenga la reserva revisará punto por punto la lista de comprobaciones que le ha facilitado la Junta Directiva de la AMPA y dejará todo como allí se especifica para que la sede esté impecable para el siguiente uso. Si ha habido roturas, desperfectos o se ha agotado algún material, enviará un correo a @ informando de ello y adjuntando fotos que considere necesario.
• La persona que tenga la reserva saldrá de la sede, cerrará la puerta de la sede con la llave correspondiente. Saldrá del patio y cerrará la reja de fuera con la cadena y el candado, usando la otra llave.
• Finalmente, depositará las llaves en la caja de seguridad y se asegurará de que queda bien cerrada. La Junta Directiva las recogerá de allí.

RESPETO Y RESPONSABILIDAD

• En la elaboración del presente acuerdo del Reglamento de Régimen Interior, la Junta directiva ha entendido que, como socios/as de la AMPA, las personas que soliciten la sede serán responsables y respetuosas con las instalaciones y con el material allí dispuesto. Conforme a los estatutos y conforme al sentido común. Las zonas de uso común y su material asociado son para uso y disfrute de todos/as los/as socios/as y es del interés general de todos/as su mantenimiento en buen estado.
• No se permite el uso de las zonas comunes de la sede sin la presencia del/la socio/a que haya realizado la reserva, que será responsable de lo que ocurra en el interior en esa franja horaria a todos los efectos.

SANCIONES

• Los/as socios que reserven la sede, no podrán volver a reservarla durante 12 meses si ocurre alguna de las siguientes circunstancias:
  1. No contribuyen con 3€ (TRES EUROS) para el mantenimiento de las zonas comunes de la sede.
  2. Incumple con las normas especificadas en el presente acuerdo del Reglamento de Régimen Interior.
  3. No revisa y cumple la lista de comprobaciones que le facilitará la Junta Directiva.
  4. Causa problemas, molestias, ruidos excesivos y/o mal ambiente en su uso de la sede.
• La Junta Directiva informará, al conjunto de socios/as de la AMPA, sobre los incumplimientos expresados en el punto anterior que puedan ocurrir, identificando al/la socio/a responsable de la reserva.
• En caso de sustracción de cualquier tipo de material durante el disfrute de los espacios comunes de la sede, la Junta Directiva procederá a interponer la denuncia correspondiente ante la instancia que corresponda, aportando todos los datos relativos a la reserva. El material se puede gastar o deteriorar (en cuyo caso se informa a la Junta Directiva), pero no puede desaparecer.

 

Este acuerdo será tenido en cuenta para los efectos que pudiese surtir, a partir del miércoles, 10 de octubre de 2019, fecha de la reunión de la Junta Directiva donde se aprobó.